السياسات الجامعية
سياسة تلقي الشكاوي
المقدمة
تلتزم جامعة المستقبل بتوفير بيئة أكاديمية وإدارية شفافة ومسؤولة، تمكّن جميع المتعاملين معها من التعبير عن ملاحظاتهم ومخاوفهم بشكل آمن وفعّال. وحرصًا على تعزيز ثقافة الشفافية والمساءلة وتحسين جودة الخدمات المقدمة، تعتمد الجامعة هذه السياسة لتنظيم عملية تلقّي الشكاوى، وتوضيح الإجراءات المتعلقة بالاستلام، والمعالجة، والمتابعة، بما يضمن حماية الحقوق، واحترام السرية، وتحقيق العدالة. تسعى الجامعة من خلال هذه السياسة إلى بناء قنوات تواصل فعّالة مع الطلبة، والموظفين، والباحثين، والشركاء الخارجيين، بما يسهم في تحسين الأداء المؤسسي وتعزيز الثقة في الإدارة الجامعية
بنود السياسة
1
نطاق التطبيق
تطبق هذه السياسة على جميع أنواع الشكاوى المتعلقة بـ:
• الخدمات الأكاديمية والإدارية.
• سلوك الموظفين وأعضاء هيئة التدريس.
• عمليات البحث العلمي والمشاريع الأكاديمية.
• أي تعاملات أو شراكات مع جهات خارجية مرتبطة بالجامعة.
2
مبادئ تلقي الشكاوى
تلتزم الجامعة بمعالجة الشكاوى وفق مبادئ:
• السرية: حماية هوية مقدم الشكوى.
• العدالة: التعامل مع الشكاوى بنزاهة وحياد.
• الشفافية: إبلاغ صاحب الشكوى بمستجدات المعالجة.
• السرعة والكفاءة: معالجة الشكاوى خلال أطر زمنية محددة.
3
قنوات تلقي الشكاوى
توفّر الجامعة عدة قنوات لتقديم الشكاوى:
• المنصة الإلكترونية: نموذج رسمي لتقديم الشكاوى عبر الموقع الإلكتروني للجامعة.
• البريد الإلكتروني الرسمي: بريد مخصص للشكاوى مع متابعة زمنية.
• المكتب الإداري المخصص: استقبال الشكاوى الورقية شخصياً في إدارة خدمة المجتمع أو الشؤون الطلابية.
• خط الاتصال المباشر: رقم هاتفي مخصص لتلقي الشكاوى الطارئة أو العاجلة.
4
استلام وتسجيل الشكاوى
• يتم تسجيل كل شكوى فور ورودها في قاعدة بيانات مركزية.
• يُخصص رقم متابعة لكل شكوى لضمان القدرة على متابعة المعالجة.
• تُصنّف الشكاوى حسب النوع والأولوية ومدى الاستعجال.
5
معالجة الشكاوى
• تُحال الشكاوى إلى الجهة المعنية داخل الجامعة وفق نوعها وطبيعتها.
• تُتخذ إجراءات للتحقق من مضمون الشكوى والتأكد من صحتها.
• يتم إبلاغ مقدم الشكوى بخطوات المعالجة والجدول الزمني المتوقع.
6
حماية الحقوق والسرية
• تضمن الجامعة عدم اتخاذ أي إجراء انتقامي ضد مقدم الشكوى.
• تُحفظ معلومات مقدم الشكوى بسرية تامة، ولا يُكشف عنها إلا للجهات المسؤولة عن المعالجة.
7
التوثيق والتقارير
• تُوثّق جميع الشكاوى ونتائج معالجتها في سجلات رسمية.
• تُعد تقارير دورية تُرفع إلى الإدارة العليا لتقييم مدى فاعلية النظام وتحسينه.
• تُستخدم هذه التقارير في تطوير السياسات والإجراءات المستقبلية.
8
الاستفادة من نتائج الشكاوى
تُستفيد الجامعة من نتائج الشكاوى لتطوير:
• جودة الخدمات الأكاديمية والإدارية.
• الأداء المؤسسي والكفاءات البشرية.
• البرامج والسياسات الداخلية بما يتوافق مع أفضل الممارسات.
9
متابعة القضايا الطارئة
في الحالات العاجلة أو التي تشكّل خطراً على سلامة الأفراد أو سمعة الجامعة، تُعالج الشكاوى على الفور من قبل لجنة طوارئ مختصة مع إصدار التوصيات اللازمة.
10
سريان السياسة ومراجعتها
• تُعدّ هذه السياسة نافذة المفعول من تاريخ إقرارها من مجلس الجامعة.
• تُراجع دوريًا كل سنتين لضمان مواكبتها للتشريعات الوطنية، والتطورات المؤسسية، واحتياجات المتعاملين مع الجامعة.
الخاتمة
تؤكد جامعة المستقبل من خلال هذه السياسة التزامها ببناء بيئة جامعية شفافة ومسؤولة، تعزز الثقة بين جميع الأطراف، وتتيح الفرصة لكل من الطلبة والموظفين والشركاء لتقديم ملاحظاتهم ومخاوفهم بأمان. إن نظام تلقي الشكاوى يشكل أداة رئيسية لتحسين الأداء المؤسسي، وتعزيز النزاهة، وضمان تقديم خدمات أكاديمية وإدارية عالية الجودة.


